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■受信時のマナー ・メールを定期的にチェックする習慣をつける ・メールは郵便物同様、個人的な内容は機密に扱う。また他人の書面を勝手に転送したりしない。 ・返信に時間を要する内容に関しては、先に、受信した旨を連絡する。 ・受信トレイに各フォルダを作成したり、メッセージルールでメールをフォルダ分けしておくと便利である。（Windowsメールの場合：「受信トレイ」上で右クリック→「フォルダの作成」で「ITC」フォルダを作成する 等） ・重要なメールは保存し、広告メールなど不要なものは削除する。 ■送信時のマナー ・メールを送る場合には、メールを受信する相手のことを考えて、メールが正しく表示されることはもちろん、見やすさ、メール サイズの大きさに注意して安全にメールを送るようにする。一般的には、これらの条件を満たした "テキスト形式" でメールを作成する。 ＊（Windowsメールの場合：「ツール」→「オプション」→「送信」タグ→「メール送信の形式」○テキスト形式 にチェック） 文章の構成など、フォントの大きさや色を変えたい場合は○HTML形式（リッチテキスト）を選択 ・複数の人が内容を共有する必要がある場合は 「CC:」Carbon Copy (カーボンコピー)をつける（宛先（TO） には送信する相手（複数OK）、CC：情報を共有する人たち） ＊プライベートメール（ITC以外）で使用する場合：宛先にもCCの相手にも各メールアドレス、メーラーの登録氏名が表示されるので個人情報の取り扱いに注意が必要。 （「BCC：」（ブラインドカーボンコピー）の使用などを工夫） ・件名の冒頭に「ITC」と記して、その後用件の解る件名をつけると視認性が向上する。 例）【ITC】○○委員会報告書送付、 [ITC]○○○の件 等 ・添付書類を送信する時は添付データの容量に注意 （1MB（メガバイト）程度1MB＝1,024KB） どうしても大きいデータを送る場合は圧縮する、分割する、各種サービスを使うなどの工夫が必要 ・本文の最初に宛先の氏名を明記する。 ・適度な改行で読みやすくする（携帯メールの場合は読みにくくなるので注意）。 ・署名をつける （Windowsメールの場合：「ツール」→「オプション」→「署名」タグにて作成） ■返信時のマナー ・受信したメッセージに返信する（受信メッセージの上部にメッセージを記入）→メールのやり取りの履歴を残す （Windowsメールの場合：「ツール」→「オプション」→「送信」タグ □「返信に元のメッセージを含める にチェック） ・必要に応じ返送時の件名を変更する 例）【ITC】○○出欠のお伺い → Re:【ITC】○○出欠のお伺い_中川 ■PC使用上のマナー ・必ずウイルス対策ソフトを入れ、更新しておく。 （メールだけでなく、添付書類（Word Excel等）も感染する可能性がある） ・心当たりがない怪しいメールはむやみに開かない。（特に添付書類） ・安全でないWEBサイトは閲覧しない。 |
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